Документооборот предприятия
Под документооборотом предприятия понимают упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).
В документообороте предприятия выделятся три самостоятельных, но тесно связанных между собой документационных потока: входящие, внутренние и исходящие документы. Они формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений).
Ведение документооборота
Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.
Все это достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами.
В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью.
Документооборот в организации должен осуществляться по правилам, указанным в учетной политике фирмы. Правильное движение документов важно для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.
Вместе с учетной политикой руководитель должен утвердить:
— формы первичных неунифицированных документов;
— формы документов, предназначенных для внутренней отчетности;
— технологию для обработки учетных данных.
При определении правил документооборота важно учитывать размеры компании, внутреннюю структуру организации, частоту хозяйственных операций. Должны быть учтены требования законодательства и Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Министерством финансов от 29.07.83 № 105).
Можно выделить общие этапы движения всех первичных документов:
-создание или прием документа;
-предоставление его в отдел бухгалтерии;
-проверка, обработка, внесение информации в бухгалтерский регистр;
-отправка документов в архив.
Первичные документы обязательно должны проверяться: на законность операции; на правильность заполнения, если документ оформлен неправильно, он не имеет юридической силы.
Для правильного ведения документооборота в организации важно учитывать, какую деятельность осуществляет фирма. Каждая из них имеет свои нюансы.
Управление документооборотом
Исходя из перечисленных принципов, формируются задачи, которые необходимо решить посредством грамотного управления документооборотом.
1. Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.
2. Анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.
3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации
4. Проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.
5. Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании.
Разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:
— номенклатура дел;
— описи дел;
— порядок формирования и оформления дел;
— порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.
Наша компания выполняет ведение документооборота в организации на выгодных условиях. Стоимость услуги рассчитывается в индивидуальном порядке для каждого клиента.
Ведение документооборота в организации требует отличной профессиональной подготовки. Наши сотрудники имеют профильное высшее образование и большой опыт практической работы. Мы строго придерживаемся требований конфиденциальности информации и несем ответственность по хозяйственным операциям.